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BP’Prep, l’outil indispensable pour gérer les préparations à la PUI du CHNO des Quinze-Vingts.

| 31/01/2018

La PUI du Centre Hospitalier National d’Ophtalmologie des Quinze-Vingts s’appuie depuis 2007 sur le logiciel BP’Prep pour gérer une production de collyres et solutions à usage ophtalmique en constante augmentation. Retour sur l’utilisation d’un logiciel indispensable à la sécurisation du processus de production avec Marion Laurent, pharmacien responsable de l’unité pharmacotechnie.

Dédié à l’ophtalmologie, le CHNO des Quinze-Vingts situé dans le 12° arrondissement de Paris est un établissement de référence dans le traitement des pathologies de la vision, à travers la prise en charge des maladies de l’œil et la pratique d’opérations chirurgicales. La PUI du CHNO réalise des préparations destinées exclusivement à un usage ophtalmique : collyres de différentes formes (collyres de ciclosporine, collyres antibiotiques renforcés, etc.) et solutions intra-oculaires dispensées lors de certaines chirurgies.

« Notre production est majoritairement destinée à la rétrocession hospitalière pour des patients ambulatoires et également pour d’autres établissements dans le cadre de conventions de sous-traitance », explique Marion Laurent. « Notre production ne cesse d’augmenter tant du fait de l’accroissement des demandes de sous-traitance que de l’activité propre du CHNO liée à de nouvelles mises au point de collyres et à la prise en charge de nouveaux patients par collyres de sérum autologue. En dix ans, notre production a quasiment quadruplé, pour exemple en 2016, nous avons produit plus de 38 000 unités de collyres et de solutions intra-oculaires.»

 

Une traçabilité complète de la préparation à la dispensation

Grâce au logiciel BP’Prep dont il fut le premier utilisateur hospitalier, le CHNO a informatisé toute la chaîne de production de la PUI entre 2006 et 2007. Ce logiciel assure la gestion de la production composée à 100% de préparations stériles, depuis l’entrée en stock des matières premières et des matériels jusqu’à la dispensation, quelle que soit la finalité des préparations.

« BP’Prep nous permet de tracer l’intégralité des éléments du dossier de lot. Nous avons ainsi pu sécuriser tout le processus et standardiser nos pratiques, de même que le contrôle des préparations,» précise Marion Laurent. « Cette sécurité est d’autant plus importante que notre volume d’activité augmente. On n’imagine pas faire ça sans informatique ! »

La traçabilité ascendante et descendante que rend possible le logiciel relie les dispensations à chaque lot fabriqué. Il est donc possible de savoir quelles matières premières ont été utilisées dans une préparation et à qui les lots ont été dispensés, au cas où un rappel de lot serait nécessaire. « Grâce au logiciel nous savons également quelles sont les modalités d’administration du produit, si nous avons réalisé des envois, pour quel usage, quelles sont les données concernant les patients… ». BP’Prep est véritablement le cœur du système d’information de la PUI du CHNO. Pour ce faire, l’ensemble des personnes impliquées dans l’activité de pharmacotechnie ont accès au logiciel : préparateurs, intervenants au niveau du contrôle des préparations, pharmaciens en charge de la libération des lots… jusqu’au secrétariat.

 

Une solution évolutive intégrée au système d’information de l’hôpital

Une importante mise à niveau du logiciel en 2016 combinée à une évolution de l’infrastructure informatique furent l’occasion pour l’équipe de la PUI de repenser et de re-paramétrer complètement la base de données (produits, matières premières, fiches de fabrication, nomenclatures, etc.). Une interface entre BP’Prep et la GAM de l’hôpital (Maincare) fut également développée à cette occasion, dans le but de pouvoir récupérer l’identifiant des patients (lPP) et ainsi être conforme au processus d’identitovigilance de l’hôpital. « Un gros travail en interne mais un gain significatif en termes de transmission et de circulation de l’information liées au patient, » analyse Marion Laurent.

D’autres évolutions sur le plan de l’intégration sont à l’étude. « Ayant une grosse activité de rétrocession, nous souhaiterions à terme disposer d’une interface qui remonte les éléments de facturation dans le SIH. Cela éviterait les ressaisies pratiquées actuellement et nous ferait donc gagner du temps sur cette activité de facturation. » Par ailleurs, les contrôles des préparations sont aujourd’hui sous-traités mais dans l’hypothèse où une réorganisation de l’activité conduirait à internaliser certains contrôles, une interface entre les machines d’analyses et BP’Prep serait utile pour récupérer les résultats dans le logiciel. « Même si nous réalisons très peu de pesées, il est cependant probable, dans le cadre d’un renouvellement de nos balances, que nous les connecterons au logiciel, » précise Marion Laurent.

Pour un client historique tel que le CHNO, la relation avec Alma s’inscrit d’autant plus logiquement dans la durée. Dans ce contexte, Marion Laurent a participé avec intérêt à la journée du Club utilisateur des logiciels Alma que s’est tenue en juin dernier à Lyon : « Ces rencontres permettent de confronter les besoins d’utilisateurs de différents établissements, de repenser certaines pratiques liées à l’utilisation du logiciel, de travailler en collaboration avec Alma pour améliorer l’outil… Des moments d’échanges très bénéfiques. Nous sommes très satisfaits de BP’Prep, nous nous sentons écoutés et sommes intéressés pour développer de nouvelles choses dans le futur avec Alma… La porte est ouverte ! »

 

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