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Pluralis met le cap sur Office 365 avec Alma.

| 15/01/2018

Spécialisée dans le logement social, la société Pluralis a lancé début 2016 un projet global de modernisation de son système d’information, à commencer par la migration de sa messagerie Lotus Notes et de ses outils bureautiques vers Office 365. La double compétence Notes Domino/Office 365 d’Alma et son implication totale dans la gestion de projet ont été décisifs pour Pluralis, qui travaille désormais avec Alma à l’intégration de SharePoint sur des problématiques documentaires. Chargé de mission numérique au sein de Pluralis, Dimitri Bir revient sur le choix d’Office 365 et la prestation délivrée par Alma.

Monsieur Bir, pouvez-vous présenter Pluralis en quelques mots ?

Pluralis est un bailleur social qui gère un parc de près de 12 000 logements locatifs en Isère. Organisée autour de 3 agences et 25 points d'accueil en Isère, Pluralis emploie plus de 200 collaborateurs.

 

Qu’est-ce qui vous a amené à opter pour la solution Office 365 ?

Office 365 répondait à plusieurs enjeux stratégiques de notre système d’information, d’où un choix tout à fait logique. D’abord, nous souhaitons recentrer notre service informatique sur la présence et l’accompagnement des utilisateurs plus que sur l’exploitation technique de serveurs ou de logiciels en interne. Le besoin de travailler aussi efficacement en mobilité qu’au bureau se fait également sentir chez Pluralis, et le Cloud permet d’utiliser les applications de manière simple et flexible : on se connecte avec son compte et ça marche ! Ajoutons que dans un contexte de modernisation globale de nos outils informatiques, Office 365 nous donne accès aux toutes dernières versions des logiciels, ce qui est appréciable. Enfin, nous avons enclenché un gros travail sur notre organisation documentaire pour gagner en productivité, et la réponse à cette problématique est SharePoint, un outil intégré à Office 365. 

 

Pourquoi avoir choisi de travailler avec Alma ?

Nous avons consulté plusieurs prestataires et Alma était le seul à être compétent à la fois sur notre ancien système (l’infrastructure IBM/Notes) et dans l’environnement Office 365/Outlook. Avec une solution Lotus plutôt obsolète, nous savions que nous n’étions pas à l’abri de problèmes et cette double compétence était pour nous une condition essentielle à la réussite de la migration. La démarche projet d’Alma nous a semblé aussi très adaptée à nos attentes. Les aléas sont monnaie courante dans l’informatique, c’est peu de le dire, et nous avions besoin d’être rassurés. Avec son approche fondée sur le dialogue et la réactivité, en nous faisant comprendre qu’ils seraient avec nous dans le même bateau, Alma nous a convaincus. Un vrai accompagnement, que nous n’avons pas ressenti avec les autres prestataires.

 

Avec le recul ce choix s’est-il avéré judicieux ?

Absolument ! Nos craintes quant aux soucis techniques étaient justifiées, il y a eu des boîtes mail difficiles à migrer… Du coup la migration a pris plus de temps que prévu, mais la méthodologie du projet par lots et étapes successives proposée par Alma a permis de rester en phase avec les échéances tout en maitrisant les aléas. Nous avons pu constater au quotidien la disponibilité d’Alma, en particulier celle du chef de projet qui a assuré le plus gros de la migration. Il a réalisé de nombreux tests tout au long du projet, qui nous ont permis d’anticiper les problèmes et de mettre en place les bonnes solutions pour migrer toutes nos boîtes.

Quand on sent une telle maîtrise technique, une si bonne communication et un tel répondant, on est en confiance ! Alma nous a apporté une vision à la fois fonctionnelle, humaine et orientée utilisateurs, c’était pour nous un enjeu très important. Je suis convaincu que cela ne se serait pas aussi bien passé avec d’autres prestataires. 

 

Où en est le projet Office 365 aujourd’hui ?

La migration vers Office 365 de la messagerie et de la bureautique est terminée, nous nous concentrons désormais sur SharePoint avec l’objectif de mieux partager et de retrouver facilement nos documents. Cela passe par une étape préalable de réflexion sur notre organisation afin de mettre en place service par service une démarche commune de classement, tout en ayant à l’esprit la transversalité de certains documents. Cette réflexion est menée en interne, toutefois Alma intervient pour un accompagnement technique et fonctionnel : présentation de SharePoint aux équipes, formation, modélisation d’espaces de travail avec le service informatique...  

 

Quelles sont selon vous les clés de succès d’un projet informatique ?

Les projets informatiques sont de plus en plus transversaux et potentiellement plus difficiles à gérer, et trop de SSII se contentent d’assurer les jours de prestations commandés sans vraiment s’impliquer… Or il est essentiel d’accompagner les utilisateurs, d’avoir une vision large des projets, technique bien sûr mais aussi humaine et organisationnelle. En tant que relais fonctionnel aux projets informatiques chez Pluralis, je me félicite que l’approche d’Alma ait si bien coïncidé avec notre propre démarche.   

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