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La GED (Gestion Electronique des Documents) : des usages connexes qui enrichissent la dimension documentaire.

| 03/03/2017

Après une première partie qui nous a permis de présenter les concepts généraux de la Gestion Electronique de Documents, nous allons maintenant découvrir des usages complémentaires, qui vont bien au-delà de l'usage "documentaire". Ils permettent à l’organisation de gagner non seulement en productivité, mais aussi en qualité (de travail et de vie au travail !).

La GED : espaces collaboratifs

Les espaces collaboratifs, ou espaces projets, répondent aux problématiques quotidiennes de traitement et de suivi des différents projets menés au sein des organisations.

Ces espaces ont vocation à être un lieu de référence pour le suivi du projet. Ils sont partagés entre les différents participants, aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur de l’organisation. Ces espaces sont le plus souvent sécurisés et accessibles uniquement par les membres du groupe projet. Ils apportent une solution souple et agile à des problématiques métiers.

L’objectif premier est de répondre à des besoins d’information sur l’avancée du projet, de partage de documents, de mise en place de planning ou de suivi de plans d’actions. Il est aussi possible de créer une base de liens vers des sujets connexes ou des ressources, ou encore des zones de discussion pour permettre d’avancer sur le projet, sans avoir à passer par des échanges de mails, et ainsi de conserver l’information dans l’espace.

Au-delà de ces usages classiques, certains documents créés dans ces espaces peuvent ensuite être déversés dans le référentiel documentaire, la GED, pour y être conservés ou archivés. Cela permet ensuite d’historiser l’espace projet.

 

La GED : collaboration avec les partenaires via un extranet

La GED référence le contenu documentaire de l’organisation, il est donc intéressant de s’appuyer sur ce contenu pour construire un espace extranet, disponible pour les différents partenaires, distributeurs ou clients.

L’intérêt principal est de capitaliser sur l’information emmagasinée en interne pour la diffuser à ces interlocuteurs externes, bien entendu avec des accès sécurisés. Il n’est pas toujours utile de dupliquer le contenu puisqu'on peut assez simplement fournir un accès à une partie des informations internes.

 

« Un de mes clients a dématérialisé l’ensemble des contrats papier qu’il fait signer à ses clients dans le cadre de location de matériel dans ses différentes agences. Cela lui permet lors d’une réclamation de récupérer automatiquement tous les documents signés : contrat, commande, bon de réception, constat, etc. Le collaborateur peut alors traiter la demande très rapidement, sans besoin du document papier qui n’est d'ailleurs pas forcément sur son site. Efficacité garantie, le client obtient une réponse très rapidement. »

En plus de fournir un accès à la documentation produit, à des FAQ (Frequently Asked Questions, littéralement "questions fréquemment posées") ou plus généralement à une base de connaissance, il est même possible de mettre en place un espace de remontée des demandes clients via tickets (incidents, réclamations, etc.). Les tickets sont ensuite distribués en direct via un workflow dématérialisé qui adresse la demande aux services concernés en interne.

L’amélioration de la relation client passe entre autres par une plus grande disponibilité des équipes de support et de SAV et un meilleur service rendu. Ces outils de collaboration y contribuent efficacement.

 

 

La GED : référentiel et coffre-fort numérique des applications métiers

La GED apporte également une valeur ajoutée sur le plan de l'interopérabilité, avec la possibilité de s’intégrer finement au système d’information pour permettre aux diverses applications métiers d'y chercher de l’information ou d’y déposer des documents.

 

« Un de mes clients se sert de SharePoint comme d’un coffre-fort numérique. Le stockage de l’ensemble des documents est désormais SharePoint et les applications métiers font ensuite un lien vers le document. »

L’intérêt est évident pour ces applications métiers qui peuvent ainsi faire appel aux fonctionnalités avancées de la GED : partage, versioning, traçabilité, sécurité, cycle de validation, co-édition, intégration avec les outils de bureautique, etc.

 

La GED : gestion des documents multimédias

Nous générons de plus en plus de contenus multimédias numériques. Ceux-ci trouvent une utilité toujours plus importante au sein des services marketing pour la diffusion de messages vers l’extérieur. Il devient critique de disposer d’un référentiel multimédia, centralisé et partagé dans l’organisation.

La GED permet de gérer ce contenu multimédia (photos numériques, vidéos, audio, etc.) en ajoutant les métadonnées multimédia naturelles présentes dans ces fichiers, mais aussi en proposant de compléter ces informations par les tags des utilisateurs qui les consultent.

Dans le cas des vidéos, il est aussi possible d’ajouter du contenu multimédia stocké sur des sites publics comme YouTube ou Dailymotion, tout en indexant ces vidéos et en les complétant avec des tags. Ces vidéos seront ensuite diffusées en streaming lors de leur visionnage !

 

 

On le voit au travers de ces différents usages, il est naturel d’utiliser le potentiel de la GED comme référentiel de stockage documentaire, mais il est aussi avantageux de l’intégrer dans une réflexion plus globale. La GED devient la colonne vertébrale de votre système d'information pour toutes les données non structurées.

 

Nous aborderons dans un prochain article tout ce qui accompagne la GED, du projet de mise en place jusqu'à l’adoption par l'utilisateur. En effet, la réussite d’un projet de mise en place d’une GED, ou plus généralement d’un système collaboratif, passe autant par le choix d’un outil adapté que par une méthode ajustée et un accompagnement approprié des utilisateurs dans l’évolution de l’organisation.

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