GED SharePoint, par où commencer ?
Publié le 14 février 2023
Par Mathilde Riboud, Rédactrice IT
SharePoint est l’outil de gestion documentaire électronique ged Microsoft 365 (ex Office 365).
Les fonctionnalités de la solution sharepoint sont plus étendues que celles d’un simple serveur de fichier (stockage et sécurité) c’est une vraie plateforme collaborative.
Dans cet article, découvrez les fonctionnalités principales de la GED Sharepoint en vidéo.
C’est un outil complet permettant le travail d’équipe, la collaboration, la co-édition, la recherche d’information, la gestion fine des droits d’accès ainsi que l’intégration d’applications et d’automatisations (workflow).
Par ailleurs, SharePoint est aussi utilisé pour la création d’intranet, d’extranet, des espaces projet pour partager de l’information.
Sommaire de l’ article :
- La différence entre OneDrive, Teams, SharePoint
- Les fonctionnalités de SharePoint (GED)
- La coédition, la révision et le suivi de versions
- La gestion de la sécurité dans SharePoint
- Le classement et la recherche (plein texte, métadonnées)
- Intégrations de fonctionnalités intranet (applications, automatisations)
Quelles sont les principales fonctionnalités de la GED SharePoint ?
L’objectif de Microsoft SharePoint en tant que GED est de vous aider à traiter vos documents électroniques (factures , compte-rendu, cahier des charges, devis), mieux qu’avec un serveur de fichier. En effet, la différence majeure d’une GED telle que celle-ci réside dans les fonctionnalités créées pour faciliter le travail collaboratif, la recherche et le classement des documents. Sharepoint est une véritable GED !
Les trois piliers de la GED SharePoint :
SharePoint vous permet de constituer une véritable base de données documentaire ainsi qu’un outil collaboratif.
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Il contient les étapes de mise en place d’une GED SharePoint, le nombre de jours pour 3 typologies de GED définies, les utilisations possibles, des cas concrets déployés chez nos clients, etc…
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Gérer ses documents dans Microsoft 365 (One drive, SharePoint, Teams)
Avant de commencer sur SharePoint, il faut comprendre la gestion de document à l’échelle de Microsoft 365.
En effet, plusieurs applications vous permettent aujourd’hui de gérer de la documentation (One drive, SharePoint, Teams).
Néanmoins, leur usage de base est différent, voici un bref résumé du périmètre de chacune de ces applications.
Onedrive : un outil de sauvegarde des documents personnels
Onedrive est dédié à un usage personnel même si le partage vers extérieur est possible.
Il est utilisé pour remplacer le répertoire « Mes documents » du poste de travail de l’utilisateur et pour sauvegarder ses documents personnels dans le cloud.
Cela permet d’assurer un backup de ses fichiers en cas de perte de l’ordinateur ou de dommage du disque local.
Teams, un outil de communication et de collaboration interne et externe
Teams est utilisé pour créer des zones d’échanges au travers de fils de discussions.
C’est un espace de travail collectif avec la possibilité d’inviter des personnes extérieures. Toutes les personnes d’un canal on les mêmes droits d’écriture, de suppression, de partage, etc…
Il est idéal pour travailler en équipe sur des projets en cours ou échanger en petit comité sur des documents de façon temporaire.
Une fois la documentation finale élaborée celle-ci pourra rejoindre la GED SharePoint et être potentiellement partagée avec un plus grand nombre de personnes dans votre entreprise.
SharePoint GED, un outil poussé de gestion electronique de documents
SharePoint est la GED d’ Office 365 : c’est la solution qui va être amener à stocker vos documents de façon pérenne, à suivre leurs différentes versions tout en gérant la sécurité pour y accéder.
SharePoint révolutionne le travail collaboratif, en limitant les envois de documents Word par email à plusieurs personnes pour collaborer sur un document.
Il permet de faire moins de copier, coller. Le document a des versions successives au cours du temps mais n’est pas dupliqué.
La multiplication des dossiers est évitée, le classement est fait avec des tags.
Voir des exemples de GED.
SharePoint permet d'aller beaucoup loin dans la collaboration d'un serveur de fichier simple avec de nombreuses fonctionnalités. Découvrez-les ci-dessous en vidéo !
Voici les fonctionnalités de la GED Microsoft :
- Création d’espace documentaire dédié (les bibliothèques)
- Création, modification, suppression des documents
- Gestion des versions (historisation et traçabilité)
- Gestion des métadonnées
- Co-édition et travail collaboratif
- Gestion de la sécurité
- Et bien plus encore …
Contactez-nous pour en savoir plus sur la GED SharePoint et comment l’utiliser dans votre entreprise !
👉A lire aussi : l’article “A quoi sert SharePoint” qui décrit trois cas d’usages concrets de SharePoint en entreprise (saisie d’informations terrain, portail collaboratif, reconnaissance de facture et circuit de validation).
SharePoint facilite le travail collaboratif des équipes
Dépôt de documents dans la GED SharePoint
Il est possible d’importer de fichiers par glisser / déposer. Le partage de documents est ainsi facilité.
Utilisation de modèles
Vous pouvez aussi uniformiser la production documentaire avec la mise en place de modèles nécessaires à votre activité (devis, power point de réunions, cahier des charges)
Coédition de documents
Dans Word, deux personnes peuvent dorénavant :
- Editer en même temps sur le même document, on parle de coédition.
- Consulter / Valider un document en simultanée.
- Echanger en temps réel, la partie commentaire a été améliorée dans ce sens.
Partie révision, trouver l’historique des versions
La révision est un outil très puissant pour la coédition et le suivi des versions,
La GED SharePoint permet de consulter l’historique des versions.
Vous avez maintenant la possibilité de restaurer une version, après une erreur de traitement. Il y a donc moins de perte d'information et les erreurs sont réparables, L'usage des documents est ainsi sécurisé.
Restaurer une version
La comparaison de deux versions d’un document est possible, ce qui permet de visualiser les modifications faites par un collaborateur, les modifications effectuées sont inscrites en rouge.
Cette fonction assure la traçabilité des modifications.
SharePoint permet une sécurité optimale avec une gestion des droits d’accès précise
La gestion de la sécurité :
Dans Onedrive, la sécurité est gérée par dossier et dans Teams, la sécurité est gérée par canal. Si une personne participe a un canal, elle peut tout faire dans ce canal.
Dans SharePoint, la sécurité est paramétrable à souhait jusqu’à l’échelle du document (lecture, écriture).
Il est possible d’ouvrir les dossiers à des partenaires extérieures au moyen d’une connexion sécurisée.
Notre conseil :
Ne pas gérer trop finement les droits d'accès, fichiers par fichier mais plutôt d'ouvrir les droits pour limiter les problèmes d'accès.
L’accès aux documents est facilité par la recherche et le multi-classement
La recherche par métadonnées
Il est maintenant possible de renseigner les métadonnées (colonnes).
Modifiez rapidement les colonnes pour classer des documents.
Triez vos documents grâce aux métadonnées.
Le multi-classement est facilité grâce au classement croisé sur des champs/ colonnes différents.
La recherche plein texte
La recherche plein texte va chercher dans le nom du document, les colonnes, le contenu du document,
Cette recherche est plus efficace, avec un tri des réponses par pertinence,
Des fonctionnalités de GED et d’intranet dans un seul outil
Enrichissez l’interface de votre GED SharePoint avec des applications simples
Il est possible de créer des applications depuis votre SharePoint, vos formulaires Word deviennent alors des écrans web à remplir.
Vous pouvez aussi intégrer des processus de validation de documents ou de relecture par exemple.
Créez des automatisations
Les automatisations intégrables peuvent prendre la forme de demandes de validations simples ou de flux de validation plus complexes avec Power Automate.
Il est également possible de mettre en place des règles de suppression et d’archivage pour gérer le cycle de vie du document dans son ensemble.
Utilisation sur des terminaux mobiles
Les versions mobiles des outils Microsoft 365 ( ex Office 365) permettent pour modifier rapidement un document ou le consulter.
Alma, vous propose un accompagnement sur les solutions Microsoft 365.
Découvrez auprès de notre équipe d’experts SharePoint les outils de la suite Microsoft 365, de la brique SharePoint en passant par Teams, la Power platform et Azure.
Nous travaillons avec vous pour retranscrire les besoins des métiers dans les outils collaboratifs pour vous faire gagner en productivité.
Notre expérience sur les outils Microsoft nous amène à vous proposer des solutions adaptées à votre entreprise. Contactez notre équipe pour échanger sur votre projet, pour une démonstration ou pour la réalisation d’une maquette.
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Une formation SharePoint en ligne, certifiée Qualiopi
Nous proposons une formation SharePoint ” Administrateur fonctionnel SharePoint, ” pour vous permettre de concevoir, créer et gérer vos sites SharePoint.
L’objectif : Vous permettre de gagner en autonomie pour administrer votre GED SharePoint. Vous pourrez concevoir des sites de présentation et votre gestion documentaire, vos bibliothèques de données et gérer les paramétrages fonctionnels (droits d’accès, sécurité, équipes, etc…). En bref, tout ce qu’il faut savoir pour administrer l’outil au quotidien.
Nous proposons aussi des formations utilisateurs pour découvrir à quoi sert SharePoint et comment l’utiliser au quotidien.
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Echanger avec notre équipe sur votre projet de GED
Laurence Mercier
Experte SharePoint
Alma
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