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Le CHU de Saint-Etienne sécurise la gestion de toutes ses préparations pharmaceutiques grâce au logiciel BP'Prep d'Alma.

| 19/10/2018

Le CHU de Saint-Etienne a démarré fin 2017 le déploiement du logiciel BP'Prep au sein de sa pharmacie. Un projet majeur destiné à informatiser et à sécuriser l'ensemble du circuit des préparations stériles et non stériles : préparations magistrales et hospitalières, poches de nutrition parentérale et mélanges antalgiques. Retour sur les premiers mois d'utilisation du logiciel et les changements qu'il a amenés avec le Dr Laetitia Grataloup, pharmacien en charge du projet.

Le CHU de Saint-Étienne est un pôle de référence hospitalo-universitaire en région Auvergne Rhône-Alpes. Il répond à l’important besoin de santé qui caractérise le bassin de territoire et le département de la Loire, tout en assurant une mission de soins de proximité au bénéfice de l’agglomération stéphanoise. Il comprend 60 services de soins répartis au sein de 14 pôles d’activité sur trois sites : l’Hôpital Nord, l’Hôpital la Charité et l’Hôpital Bellevue.

 

Une PUI en charge de tous types de préparations stériles et non stériles

Implantée à l'Hôpital Nord, la pharmacie du CHU alimente les trois sites et réalise ponctuellement des préparations pour d'autres établissements du GHT. Elle emploie 70 personnes dont une dizaine de pharmaciens. La pharmacie est équipée d’une zone de production, appelée « pharmacotechnie ». Tous types de préparations non stériles (suspensions buvables, gélules, pommades, etc.) et stériles y sont réalisés. La pharmacie est également impliquée dans les essais cliniques.

La nutrition parentérale représente la plus grosse part des préparations stériles avec environ 2 000 poches par an. Tout aussi sécurisée que la préparation des poches de nutrition parentérale, la préparation des mélanges antalgiques est une activité en développement, du fait notamment d'une meilleure prise en compte de la douleur dans les traitements. Les autres préparations stériles sont des collyres, des seringues d'anticoagulants et des produits "dangereux" (cytotoxiques ou cancérogènes). Les préparations injectables de chimiothérapie sont quant à elles préparées à l'ICLN qui jouxte le CHU.

 

Informatiser la gestion des préparations magistrales, hospitalières et de nutrition parentérale

Initié il y a plusieurs années, le projet d'informatiser la gestion des préparations s'est concrétisé en 2017 avec l'acquisition de la suite logicielle Alma BP'Prep qui couvre la prescription, la préparation, le contrôle, la dispensation et l'administration des préparations.  

"Avant Alma nous travaillions à l'ancienne avec du papier et des fiches de fabrication maison, explique le Dr Laetitia Grataloup. Ni la traçabilité des matières premières ni leur entrée en stock n'étaient informatisées, nous devions faire nos propres registres de matières premières, nos propres ordonnanciers… Quand nous avions une recherche à faire, suite au retrait d'un lot par exemple, ça devenait très compliqué ! En mettant tout cela en perspective, l'utilité du logiciel est une évidence."

"Nous avons démarré en juin 2017 par la nutrition parentérale, avec la prescription connectée directement dans les services utilisateurs, poursuit le Dr Grataloup. Nous avons continué avec des préparations courantes comme les collyres pour nous familiariser avec le logiciel, puis nous sommes montés en charge sur l'ensemble de nos préparations (stériles, non stériles, hospitalières, magistrales). Après un an d'utilisation, 90% de nos préparations sont réalisées avec le logiciel Alma."

Quatre préparateurs ont été formés à l’utilisation du logiciel, ainsi que les internes du secteur. Les deux pharmaciens en charge du paramétrage ont formé quatre autres pharmaciens à l'utilisation du logiciel au quotidien pour la validation, la libération et les contrôles.

 

Optimiser les pratiques de la PUI grâce au logiciel

Tendre vers le "zéro papier" dans le circuit des préparations fut un choix de départ. "Nous utilisons la fiche de fabrication intégrée à BP'Prep et nous validons directement les pesées sur le logiciel, explique le Dr Grataloup. Nous n'imprimons que les étiquettes réglementaires, dont les masques sont paramétrés dans le logiciel et adaptés à chaque type de préparation, et éventuellement le dossier de lot de fabrication dans le cas d'une sous-traitance."

Que ce soit pour la nutrition parentérale ou les préparations magistrales et hospitalières, le logiciel a parfaitement trouvé sa place à toutes les étapes du processus de préparation et de dispensation. "Nous pouvons associer des données, par exemple des documents de stabilité, à certaines préparations, précise le Dr Grataloup. Nous pouvons aussi intégrer dans le logiciel des notices d'utilisation pour les patients ou pour les infirmières, c'est pratique car on retrouve directement le document sur la fiche de la préparation."

Autre exemple avec les grossesses extra-utérines, pour lesquelles la pharmacie fournit des kits aux sages-femmes qui ont besoin d'injecter un produit dangereux. "Pour ne pas se contaminer, elles doivent utiliser un système de préparation et d'injection du produit en système clos. Nous leur fabriquons donc un kit avec les flacons de produit, les différents dispositifs, les seringues, une notice, un mode opératoire, le tout emballé en sachet soudé. Tout est paramétré dans le logiciel, cela fonctionne très bien."

 

Un retour d'expérience largement positif

Après les premiers mois d'utilisation du logiciel, l'équipe arrive en phase de croisière comme l'explique le Dr Grataloup : "Nous n'avons qu’un an de recul et il reste des petites choses à optimiser mais le logiciel représente une avancée majeure pour nous. Les bénéfices en termes de gain de temps, de fluidité dans nos processus et de traçabilité sont évidents. L'intégration du module paramétrage nous a pris du temps mais c'est une étape structurante qui permet de questionner nos pratiques : nous fabriquons telle ou telle préparation de cette manière-là, finalement est-ce que c'est la bonne ?"

L'accompagnement d'Alma lors de la mise en route du logiciel et lors des formations a été très apprécié, de même que la réactivité de l'éditeur. "Le système de tickets pour le support est très pratique, souligne le Dr Grataloup. Quand il nous arrive de bloquer sur quelque chose, par exemple un paramétrage compliqué, nous avons la réponse dans la foulée".

 

Intégration des préparations intrathécales

Prochaine étape du déploiement du logiciel, la mise en production d’Anathec, le module d'aide à la prescription et à la préparation pharmaceutique de traitements des douleurs chroniques réfractaires intégré à la suite logicielle Alma. "Toutes nos préparations seront alors réalisées avec Alma, se félicite le Dr Grataloup. Ne resteront plus que les nouvelles préparations et éventuellement l'allergologie (pommades, solutions, dilutions de dilutions…) que nous n'avons pas encore paramétrée car c'est compliqué et ce sont des préparations peu fréquentes."

Par ailleurs, des écrans tactiles viennent d'être installés en Zone d’Atmosphère Contrôlée pour faciliter les doubles contrôles en temps réel sur le logiciel BP'Prep, dans la logique de tirer profit au maximum de l'efficacité du logiciel pour sécuriser le circuit des préparations stériles.

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