Mise en place d’un intranet dans Office 365.

Un acteur central du logement social dans l’agglomération grenobloise

Avec un parc de 12 200 logements, Actis, l’Office Public de l’Habitat de la région grenobloise, est le premier bailleur social de la métropole grenobloise. Son siège social est à Grenoble et on dénombre sur l’agglomération 6 agences, 5 relais, deux permanences, un service Copropriété, Commerces et Syndic et un pôle Habitat social. Acteur du logement social depuis 1920, cet organisme entretient un partenariat durable avec les collectivités et s’investit dans toutes les actions visant à favoriser le lien social. Depuis 2017, Actis est rattaché à Grenoble Alpes Métropole et emploie environ 300 collaborateurs.

Le besoin

Un intranet efficace, homogène et agréable dans Office 365 ? C’est exactement ce que nous avons co-construit avec l’équipe projet d’Actis. Leur projet de GED terminé, il fallait maintenant faciliter l’accès au contenu produit par les différents services.

En plus des fonctionnalités classiques de type actualités et agenda, les priorités pour Actis étaient les suivantes :

  • Donner une place centrale au moteur de recherche ;
  • Faciliter l’accès aux profils des collaborateurs et à leurs compétences ;
  • Être informé des arrivées et départs ;
  • Faciliter l’accès aux espaces documentaires de services ;
  • Faciliter la diffusion d »information vers les différents sites des services.

La démarche suivie

Le champ de recherche général a été placé en milieu de page et le reste de la page construit autour.

Afin de faciliter l’accès aux profils des collaborateurs, nous avons voulu éviter de devoir aller sur un annuaire et chercher ensuite un profil. Nous avons imaginé un champ de recherche « collaborateur » directement sur la page d’accueil afin de trouver facilement une compétence donnée : qui est un spécialiste du RGPD ? qui parle le russe ? qui maitrise l’entretien des hortensias ? En effet, l’utilisation des profils enrichis permet de mettre à la disposition de tous des compétences métiers mais aussi extra-professionnelles pouvant être utiles aux autres collaborateurs.

Nous avons porté un soin particulier à harmoniser la navigation au sein des différents sites de l’environnement SharePoint afin que l’expérience utilisateur soit homogène.

Nous avons également mis en place un mécanisme de gestion des nouveaux arrivants via un formulaire simple, la photo de profil de l’arrivant avec une brève description et une durée de publication programmée.

Pour faciliter l’accès aux services d’Actis, nous avons utilisé un bloc visuel reprenant les icônes des différents sites, non seulement sur la page d’accueil mais aussi dans le menu.

L’intégration d’un flux Yammer sur la page d’accueil permet de transmettre facilement des informations formelles et informelles à destination des différents sites géographiques.

Les bénéfices de l’intranet dans Office 365

Un intranet pratique et joli avec une très bonne adhésion des utilisateurs !

Une diffusion plus efficace de l’information interne.

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