Auvergne-Rhône-Alpes Entreprises

Une plateforme collaborative sous SharePoint, passerelle entre le monde de la recherche et les entreprises.

Accompagner le développement économique régional

L’Agence Auvergne-Rhône-Alpes Entreprises est née de la volonté du Conseil Régional de rassembler les structures économiques de l’ensemble de son territoire pour soutenir les entreprises, en lien avec les EPCI et les départements. L’Agence est une association sans but lucratif, financée par les pouvoirs publics, principalement le Conseil Régional. Elle assure plusieurs missions parmi lesquelles le développement économique et le soutien à l’innovation.  L’Agence est déployée sur l’ensemble du territoire de la région à travers dix antennes de proximité, chacune au service des entreprises et des élus des territoires.

Le constat

Le monde de la recherche et celui de l’entreprise peuvent s’apporter beaucoup mutuellement mais  peu de lieux de mise en relation ou de collaboration existaient jusqu’à présent. De ce constat est née l’idée de mettre à disposition de ces deux univers un espace où ils pourraient s’interconnecter : identifier des partenaires potentiels, échanger directement ou dans des espaces communautaires, utiliser des espaces projets pour collaborer, etc.

La solution : un extranet collaboratif

Afin de cadrer les besoins des différents utilisateurs, l’Agence Auvergne-Rhône-Alpes Entreprises nous a missionnés pour l’aider à mener des enquêtes sur les profils cibles, en particulier les chercheurs, les chefs d’entreprises et les médiateurs économiques. Ces profils ont été matérialisés par des persona afin d’identifier pour chacun, ses attentes, ses motivations à utiliser l’outil et ses éventuels freins.

En collaboration avec les partenaires ergonomes de l’Agence, nous avons ensuite conduit des ateliers de tri par carte afin d’organiser et de prioriser les fonctionnalités à développer pour chaque profil.

Il s’est dégagé de ce travail préparatoire deux priorités fonctionnelles :

  • La recherche : pouvoir trouver facilement de l’information telle qu’un profil, une expertise ou une unité de recherche, et y associer le contact ;
  • Collaborer dans des espaces communautaires thématiques et des espaces projets privatisés ;
  • Trouver des informations sur les opportunités de collaboration, l’actualité de l’innovation ou les appels à projet.

Nous avons donc mis en place un extranet avec deux volets.

Un annuaire comportant :

  • Des fiches descriptives des structures et de leur domaine d’expertise/d’intérêt ;
  • Des profils enrichis par type d’intervenant.

Le chef d’orchestre du système est le moteur de recherche qui permet :

  • De trouver des structures, des articles, des profils et de les afficher sur une carte ;
  • De faire des suggestions intelligentes de profils ou d’articles en fonction de l’utilisateur qui est connecté.

Le deuxième volet est collaboratif et comprend :

  • Des communautés thématiques ;
  • Des espaces projets privatisés.

Le portail contient plusieurs niveaux. Les informations des portails régionaux sont remontées et accessibles via un portail national.

Les bénéfices de la plateforme collaborative

Une fois l’utilisateur inscrit sur la plateforme, il lui est facile de trouver de l’information et des interlocuteurs dans un domaine donné. Le moteur de recherche facilite les interactions : les recherches de suggestion sont affichées avec un pourcentage de « flou » pour proposer des contenus annexes, susceptibles d’intéresser également l’utilisateur. Résultat : le « hub recherche » permet aujourd’hui d’instaurer des partenariats pertinents !

Les communautés possèdent des espaces où elles peuvent gérer leurs documents propres et leur activité, évitant ainsi des envois de mails inutiles.

Le portail est actuellement en cours de déploiement dans d’autres régions.

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