Mise en place d’une solution de validation de processus sous SharePoint.

Une société de recherche en biotechnologies

Biogemma est une société française de biotechnologie végétale qui mène des programmes de recherche sur le maïs, le blé, le colza oléagineux et le tournesol. Biogemma compte environ 80 collaborateurs répartis sur quatre sites.

Le besoin initial

Biogemma souhaitait mettre en place un outil convivial destiné au management pour valider des processus étalés sur plusieurs années, couplés à différents projets d’investissements. Il s’agissait de s’assurer, à partir d’orientations stratégiques, politiques et budgétaires initiales, du bon avancement d’un projet et de visualiser dans une vue synoptique l’ensemble des projets. A chaque étape du processus de validation, les documents sont validés à l’aide de rôles définis dans un tableau récapitulatif, puis archivés lors de l’ajout de nouveaux documents. L’historisation est conservée à des fins de traçabilité.

Un premier projet sur une solution de BPM (Business Process Management) du marché avait été lancé, mais avait échoué du fait des possibilités trop limitées de l’outil.

La solution proposée

Pour répondre à cette problématique, nous avons proposé la mise en place d’une solution sous SharePoint OnPremise. En effet, du fait de la confidentialité des informations, Biogemma a souhaité installer SharePoint dans ses locaux.

Pour chaque projet, nous avons proposé une page d’accueil synthétisant chaque étape d’avancement par un code couleur, ce qui permet de voir immédiatement l’état de validation (en cours, en retard, validé). Ce même affichage permet au validateur d’une étape d’atteindre directement la tâche qu’il doit réaliser et d’y répondre.

Les bénéfices de la solution

La mise en place de cette application a permis un suivi centralisé des différents projets d’investissements et a simplifié l’accès aux informations pour les personnes externes. Un autre gain a été la simplification dans le suivi des projets grâce à la gestion des documents, aux relances automatiques, au pilotage ou encore à l’affectation de tâches.

Techniquement nous avons implémenté un double processus d’avancement qui n’était pas directement modélisable dans des plateformes de BPM classique.

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