Mise en place d’un outil de GED et de travail collaboratif.

Une entreprise de référence dans le secteur pharmaceutique

Basée à Aurillac et à Clermont-Ferrand, Biose est une entreprise pharmaceutique née en 1951 qui conçoit et commercialise des gammes microbiotiques thérapeutiques pour la santé humaine. Elle poursuit son développement des probiotiques dans plus de 40 pays.

Le contexte du besoin

Compte tenu de la nécessité de gérer de manière plus rigoureuse des documents de plus en plus nombreux et de structurer l’information à mettre à disposition des collaborateurs, Biose souhaite se doter d’un système unifié de gestion documentaire et de travail collaboratif. Le futur système doit permettre de :

  • Gérer la documentation qualité et divers formulaires ;
  • Gérer de manière optimisée les flux entrants de documents papiers (courriers, factures, devis, commandes client, etc.) ;
  • Créer des espaces de travail collaboratifs pour la gestion de projets et le partage d’information ;
  • Mettre à disposition des collaborateurs un intranet donnant accès à des informations générales ainsi qu’aux différents outils de travail.

L’accompagnement d’Alma

Nous collaborons avec le laboratoire Biose depuis plusieurs années pour la gestion de sa plateforme Moovapps, selon plusieurs axes :

Conseil

Alma intervient à la demande pour épauler l’équipe Biose afin d’optimiser l’usage de la plateforme et concevoir des solutions pour les utilisateurs.

Alma peut aussi intervenir en amont lors des phases de spécifications et participer à la modélisation de processus.

Mise à disposition de ressources techniques

Le but est de réaliser des développement spécifiques pour répondre aux besoins exprimés par les utilisateurs. Dans ce cas, la collaboration s’effectue en mode « mini-projet » avec un chiffrage basé sur l’étude initiale fournie par l’équipe Biose, à un coût raisonnable pour obtenir une solution logicielle la mieux adaptée.

Assistance technique et fonctionnelle sur la plateforme

L’équipe Biose dispose ainsi d’un support accessible tous les jours. Alma prend en charge l’ensemble des tâches de maintenance liées aux montées de versions. Ainsi, lors des migrations techniques des serveurs ou de la plateforme, cette collaboration permet à l’équipe Biose de se concentrer sur l’accompagnement et la formation de ses utilisateurs.

Les bénéfices de l’accompagnement

Élaboration automatique et usage facilité des documents grâce aux modèles pré-établis.

Fluidification des échanges et meilleure maîtrise des évolutions.

Réduction des temps de mise à disposition de documents conformes et du temps de traitement des tâches projet.

Facilité de partage, de circulation et de recherche de l’information au sein de la société, en évitant de dupliquer les données tout en améliorant la sécurité de l’ensemble du système d’information.

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