Dématérialisation du processus de demande d’achat sous Office 365 / Nintex.

Un groupe industriel textile international

Fondé en 1898 et basé en Ardèche, Chomarat est un groupe d’envergure internationale spécialisée dans les matériaux composites et les textiles techniques.  Le groupe Chomarat est implanté sur quatre sites industriels en France, en Tunisie, aux Etats-Unis et en Chine.

Le besoin : dématérialiser et tracer les demandes d’achat

Dans le cadre du déploiement de SharePoint 365, Chomarat a consulté Alma pour dématérialiser son processus interne de demande d’achat. Jusque-là les demandes se faisaient principalement par mail, voire sur un post-it ou même oralement. Le but de ce projet était donc de mettre en place un lieu unique de stockage pour tracer toutes les demandes, ainsi que les échanges liés à celles-ci, depuis la création jusqu’à la validation. Et après validation, le processus devait renvoyer les informations propres à chaque demande vers l’ERP.

Notre réponse : la mise en place d’un workflow avec Nintex

Grace à la solution Nintex adoptée par Chomarat, nous avons pu répondre à l’ensemble des demandes de l’industriel. En effet Nintex facilite la personnalisation des formulaires des listes ou des bibliothèques et permet de réaliser rapidement des workflows.

Nintex permet d’aller plus loin dans la mise en place de workflow dans Office 365, et surtout beaucoup plus facilement grâce à la modélisation graphique des workflows et à un designer de formulaire dédié.

La simplicité de développement des outils Nintex nous a permis de travailler en mode agile pour la mise au point du formulaire et du circuit de validation.

La solution repose sur une liste SharePoint. Un formulaire Nintex permet le recueil du besoin avec un ensemble de règle métier pour le contrôle des saisies. Grâce aux pièce jointes, il est possible de stocker les échanges avec les fournisseurs, les devis, etc. Une fois validée par le service Achats, la demande suit un workflow de validation avec plusieurs intervenants en fonction du montant qu’elle représente.

Pour pouvoir dialoguer avec l’ERP de Chomarat, qui n’est pas dans le cloud, nous avons également mis au point des interfaces. Par exemple pour alimenter SharePoint avec la liste des fournisseurs, et inversement pour renvoyer vers l’ERP les informations de la demande d’achat qui sera transformée ensuite en commande.

Les bénéfices de la solution

Grâce à la solution mise en place, Chomarat peut s’appuyer sur un processus formalisé, plus clair et identique pour tous les collaborateurs, avec un état d’avancement visible pour toutes les demandes d’achat.

La solution a également permis un gain de temps dans le processus achat, avec moins de perte d’informations et de ressaisie grâce aux interfaces développées avec l’ERP.

À voir également