Gestion de tâches sous SharePoint Online.

Un fabricant mondial de composants d’automatisation

Fondé en 1921 à Valence dans la Drôme, Crouzet est un concepteur, fabricant et fournisseur mondial de composants d’automatismes, de moteurs électriques et d’équipements aéronautiques. Les cinq lignes de produits Crouzet sont dédiées aux marchés de l’aéronautique et de la défense, du transport et de l’industrie.

Crouzet appartient au groupe Innovista Sensors. Cette alliance accroît la présence de Crouzet sur le marché mondial. Le groupe est présent dans 140 pays, avec un effectif de 1 500 salariés dont près de 400 sur Valence.

La problématique et le besoin

Afin d’augmenter l’adhésion à la plateforme Office 365 et de répondre à un besoin d’uniformisation des pratiques, Crouzet a souhaité mettre en place rapidement une solution globale de gestion de projets. L’idée était de créer un outil permettant un suivi par projet et l’affectation nominative de tâches. Il s’agissait également de permettre une surveillance de l’avancement des projets, avec envoi d’emails de synthèse et de rappels en cas de retards.

Toutefois le point le plus important était humain : il était souhaité qu’un « dialogue utilisateur » soit instauré dans l’outil, selon un processus bien défini :

  • Le demandeur d’une action affecte une tâche à une personne, avec une date de réalisation proposée ;
  • La personne à qui la tâche est affectée doit donner son accord sur la date, et éventuellement discuter avec le demandeur pour obtenir un accord.

La solution apportée

Nous avons modélisé dans SharePoint des listes de « tâches modèles », réutilisables, permettant à chaque employé des suivis personnels et par projet.

Ainsi, à chaque nouveau projet est associée la création d’une liste de tâches propre au projet. Chaque tâche respecte le cahier des charges initial et permet les affectations, des discussions et les suivis.

Des emails journaliers permettent de s’assurer de la bonne prise en compte des tâches et de leur avancement. Chaque personne reçoit un email personnalisé avec son bilan personnel (mes tâches en retard, les retours sur les tâches que j’ai affectées, etc.).

Les bénéfices

L’outil est devenu un support très efficace pour appliquer les règles de base de la gestion de projet : une tâche est affectée à une personne et doit être réalisée à une certaine date. Des règles simples mais si souvent oubliées ! Le fait de demander un accord à la personne en charge d’une tâche permet également d’améliorer la responsabilisation des collaborateurs.

Preuve de l’adoption de l’outil par les utilisateurs : à ce jour les 1 000 suivis de projet ont été dépassés !

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