Une gestion électronique de documents sous SharePoint.

Un centre médico-social historique au cœur des Hautes-Alpes

La Fondation Edith Seltzer, créée en 1930, a pour objet d’assurer une mission de soins, d’accompagnement, de réinsertion et de formation, notamment auprès de personnes malades, handicapées ou en difficulté sociale. Elle est divisée en quatre pôles d’activés : médical, handicap, enfance et formation professionnelle pour adultes. Toutes ces activités sont localisées à Briançon dans les Hautes-Alpes, siège historique de plusieurs sanatoriums destinés à soigner la tuberculose jusqu’aux années 1970.

Le besoin

Dans le cadre de l’amélioration continue de ses processus, la Fondation Edith Seltzer a souhaité se doter d’une solution informatisée afin d’organiser et de gérer ses contenus documentaires et flux d’information. Cela a donné lieu à une étude approfondie en amont par les services Qualité et Informatique pour définir les types de contenus communs à l’ensemble de la Fondation.

Notre réponse et la méthodologie employée

Notre valeur ajoutée dans ce projet a d’abord été de guider un client très volontariste qui avait mobilisé des personnes motivées et compétentes. Ainsi, après une formation initiale sur les concepts de la plateforme SharePoint, des ateliers ont permis la mise en place du squelette de la GED, qui a ensuite été régulièrement alimentée et portée par le service Informatique. Un accompagnement avec un point chaque semaine a garanti un avancement régulier du projet.

Au fur et à mesure de l’avancement du projet, d’autres besoins ont été identifiés. Ce périmètre élargi tend à faire de la plateforme bien plus qu’une GED :

  • L’intranet actuel a été intégré dans la page d’accueil de l’application SharePoint. Ce n’est qu’une première étape, mais cela annonce l’avenir : l’intranet sera dans SharePoint.
  • la dématérialisation de documents devrait rapidement être mise en place en 2019 afin d’alléger la gestion papier.

Les bénéfices de la solution

L’amélioration des méthodes de travail inhérentes à l’utilisation du nouvel outil de GED constitue un premier bénéfice. Mutualiser, transmettre, ranger… sont des bonnes pratiques qui se mettent en place progressivement avec ce type d’outil.

Pour donner suite à une demande immédiate des utilisateurs, plusieurs espaces projet ont été rapidement mis en place, offrant des espaces de travail confortables.

Enfin, l’intranet a été englobé dans SharePoint, prémisse à une migration complète ultérieure : le portail d’entrée a déjà changé !

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