Une GED collaborative sous SharePoint.
Un fournisseur d’énergie de référence dans les Alpes
Gaz Électricité de Grenoble (GEG) est une société mixte locale qui produit des énergies renouvelables, gère les réseaux de distribution de gaz et d’électricité à Grenoble, fournit de l’électricité et du gaz dans toute la France, et propose des services d’éclairage public.
La problématique : passer d’une GED « tabulaire » à une GED web collaborative
GEG avait mis en place une GED Nuxeo. Dans ce système les documents sont dupliqués entre un espace de travail et un espace de diffusion. Les métadonnées ayant été peu utilisées, des arborescences très profondes ont été mises en place. L’objectif était de basculer dans un environnement SharePoint pour disposer d’un outil plus souple, avec une recherche plus performante.
Notre réponse
Notre valeur ajoutée a d’abord consisté à guider l’utilisateur dans ses choix de modélisation. En particulier, la gestion documentaire a été simplifiée :
- Les espaces de travail et de publication ont été fusionnés (dans SharePoint, un document vit en un seul et même endroit) ;
- Les dossiers ont été remplacés par des métadonnées afin de supprimer la complexité de rangement inhérente à l’ancienne GED.
A l’arrivée, le client a bénéficié d’une GED plus facilement exploitable. Certaines spécificités ont été mises en place pour faciliter la vie des services : espace spécifique de gestion d’appels d’offres, espace Qualité avec workflows spécifiques, etc.
L’ouverture et le caractère très paramétrable de la plateforme ont permis d’autres usages, comme l’indexation de l’intranet ou l’installation par un partenaire d’une solution Qualité.
