Migration Lotus Notes vers Office 365 et réalisation d’une base de commandes d’achat.

Un groupe semencier international de premier plan

Limagrain est un groupe coopératif agricole créé en 1965 en Auvergne et dirigé par des agriculteurs. Ceux-ci sélectionnent, produisent et commercialisent des semences de grandes cultures, des semences potagères et des produits céréaliers. Quatrième semencier mondial, le groupe Limagrain réalise 78% de son chiffre d’affaires à l’international. Il dispose de filiales dans 56 pays et emploie plus de 10 000 collaborateurs. Plus de 14% du chiffre d’affaires est investi dans la recherche et plus de 300 nouvelles variétés de semences sont mises sur le marché chaque année.

La problématique : migrer une application de gestion de commandes sous Lotus Notes

Limagrain souhaitant arrêter à terme ses serveur Lotus Notes, elle nous a consultés pour migrer une base Lotus Notes « Base Commande » vers SharePoint 365.

Cette application permet à des utilisateurs de passer commande d’articles auprès des fournisseurs de la société. Un gestionnaire achat administre la liste des fournisseurs et articles et valide les commandes des utilisateurs. La validation d’une commande par le gestionnaire crée un bon de commande (document Word) ainsi qu’une entrée correspondante dans le suivi de facturation.

La réponse d’Alma

La solution repose sur différentes listes SharePoint. La principale difficulté consistait à générer le document bon de commande en automatique lors de la validation d’une commande, et de le stocker dans une bibliothèque. Nous avons choisi de générer un document Word à la volée à l’aide de JavaScript en nous basant sur un modèle Word stocké dans SharePoint. Celui-ci contient des balises qui nous permettent de venir compléter le document final avec les données de la commande. Le résultat est stocké dans une bibliothèque SharePoint.

Une fonctionnalité native de Office Online permet au gestionnaire achat de transformer son bon de commande en fichier PDF s’il doit envoyer le document correspondant à un fournisseur.

Les bénéfices de la solution

Intégration dans la nouvelle application SharePoint du suivi de facturation qui s’effectuait auparavant dans un fichier Excel en parallèle de la base Lotus Notes. Il en résulte un gain en temps et une simplification du suivi : on vient enregistrer automatiquement une nouvelle ligne de suivi à la validation d’une commande.

Reprise des données de la base Lotus Notes grâce à la double compétence Lotus Notes et Office 365 d’Alma.

Fin des licences Lotus Notes avec l’arrêt du serveur hébergeant l’application.

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