MSSA

Assistance à la mise en place d’une GED et à la réalisation de processus.

Le premier producteur mondial de sodium

Basée en Savoie, l’entreprise MSSA est spécialisée dans la production de sodium par électrolyse, de potassium, de chlore et d’autres dérivés chimiques. Elle emploie plus de 270 salariés et appartient aujourd’hui au groupe japonais Nippon Soda. Ses produits contribuent à la fabrication de nombreux objets d’usage courant comme la pâte à papier, les vitamines, les blue-jeans, les pigments, les composants électroniques ou encore les airbags. MSSA est le seul producteur européen et le leader mondial du sodium.

Le besoin

Le système de gestion électronique de documents utilisé chez MSSA ne permettait plus de répondre aux besoins des utilisateurs. Cela entrainait un manque de réactivité et une perte de productivité.

Par ailleurs cette solution, essentiellement destinée au service Qualité Sécurité Environnement, n’était plus maintenue et plus aucune licence utilisateur n’est distribuée. Elle devenait donc obsolète.

Les gains directs recherchés ainsi que les évolutions possibles portaient par ordre d’importance sur :

  • l’amélioration de la productivité dans le traitement des documents, notamment dans les processus de validation.
  • une meilleure gestion du parc documentaire et la pérennisation des documents.
  • le perfectionnement de la stratégie d’organisation et de diffusion des documents.
  • la diminution du stockage en évitant la duplication de documents.
  • l’établissement d’un suivi des dossiers et des fichiers.
  • l’obtention de tableaux de bord permettant de gérer de manière simple et rapide les espaces documentaires ainsi que tous les processus requérant une interaction avec l’utilisateur.
  • la simplification de certaines actions en interfaçant la GED avec les logiciels Lotus Notes, Carl et Talentia.
  • Une plus grande interactivité en ajoutant à la GED un espace collaboratif, des agendas collaboratifs, un wiki, etc.

La réponse d’Alma

Dans une première phase, la GED Qualité VDoc a été déployée en collaboration étroite avec une équipe pilote de MSSA afin de rendre l’entreprise autonome sur la solution. Nous avons fourni une assistance et un support aux fonctionnels et avons assuré la maintenance applicative.

Dans une seconde étape, nous sommes intervenus pour la formation au module « site web » (easysite), puis sur la réalisation de processus et la formation associée. Des utilisateurs pilotes (informatique et métier) sont désormais autonomes pour mettre en place de leurs processus.

Suite à des changements de versions de VDoc ou d’utilisateurs pilotes, nous avons assuré de nouvelles formations ou remises à niveau.

Les bénéfices

L’équipe Qualité ayant été formée à l’utilisation et aux paramétrages de la nouvelle GED, elle est autonome pour la mise en place de nouveaux cycles documentaires avec la traçabilité et la rigueur nécessaires pour satisfaire aux normes qualité visées.

Le suivi des cycles de validation, réalisé par l’application, permet de répondre rapidement aux évolutions documentaires.

L’équipe Qualité dispose des éléments pour définir simplement les listes de diffusion des documents et s’assurer que ceux-ci ont bien été consultés.

À voir également