Dématérialisation des dossiers client.

Un leader dans la location de matériel pour le BTP et l’industrie

L’entreprise Salti, dont le siège social est situé à Marcq-en-Barœul (Nord), est spécialisée dans la location de machines et d’équipements pour le bâtiment, les travaux publiques et l’industrie : chariots élévateurs, nacelles, solutions d’énergie, etc. Son réseau est constitué d’une quarantaine agences. Avec plus de 600 références a son catalogue, elle offre la plus large gamme de produits sur ce marché en France. Salti est également le seul acteur français sur le marché de la location à avoir obtenu a certification MASE (Manuel d’Amélioration Sécurité des Entreprises) pour l’ensemble de son réseau d’agences.

Le besoin : dématérialiser et simplifier le traitement des dossier client

Salti nous a contacté pour un projet de dématérialisation du traitement de ses dossiers client, de la création depuis l’agence au stockage au siège de la société. L’objectif était aussi d’améliorer la relation client en simplifiant le suivi des réclamations entre les agences et le siège.

Les dossiers client, au format papier, étaient constitués par les agences, puis transmis physiquement au siège pour archivage par le service comptable. Quand un client effectuait une réclamation, l’agence devait se rapprocher du service comptable pour obtenir des informations sur le dossier et traiter la demande du client.

La solution apportée et la méthodologie employée

La première étape a consisté à dématérialiser les dossiers pour une transmission à distance dans un espace de stockage. Celui-ci permet le partage et la recherche pour tous les intervenants de l’entreprise.

Dans une seconde étape, nous avons réalisé une application de suivi des réclamations. Cette dernière a permis d’en optimiser le traitement en se connectant avec les dossiers client et les données comptables gérées par une application métier.

Pour la première étape, nous avons utilisé la solution Colibri dont l’ergonomie nous a permis une mise en place simple et rapide de la dématérialisation dans chaque agence. Le dossier client de l’agence est scanné et transmis automatiquement au siège par la reconnaissance de son numéro de facture.

Ensuite pour la seconde étape, la plateforme Moovapps nous a permis de structurer un espace documentaire qui centralise la gestion des dossiers clients. Ceux-ci sont rangés et indexés automatiquement d’après leur numéro de facture.

Par ailleurs, le studio de conception de processus intégré  Moovapps nous a permis de créer une application de gestion du suivi des réclamations adaptée aux spécificités fonctionnelles et techniques du client.

Les bénéfices de la solution

Décentralisation du processus de dématérialisation : chaque agence reste autonome et n’est plus dépendante du siège.

Mise en place d’un système centralisé pour la consultation et la validation du dossier client numérisé.

À voir également