GED et collaboration multi-sites sous SharePoint online.

Une spécialiste des systèmes technologiques complexes en montagne et dans l’industrie

Basée à Claix dans l’Isère, SMOP est une société spécialisée dans la maintenance industrielle et la maintenance de systèmes de transport par câble en montagne et dans l’industrie. Elle intervient en particulier sur des systèmes technologiques complexes nécessitant une expertise cinématique et dynamique des processus de fabrication, mettant en œuvre des compétences mécanique, hydraulique, pneumatique…

Le contexte et le besoin

Globalement, il s’agissait de passer d’une gestion bureautique à une GED sous SharePoint. L’existant était constitué d’un serveur de fichiers abritant une arborescence projets, et d’un fichier Excel avec des macros permettant des déploiements automatiques de projets. Le rachat d’une société basée à Annecy a transformé la société qui est devenue multi-sites. Elle a donc envisagé la possibilité de basculer sous Office 365 pour garantir un accès web aux ressources projet. SMOP est alors entrée de plein pied dans la mobilité !

L’approche d’Alma et la solution apportée

Nous avons tout d’abord analysé méthodiquement l’existant, pour imaginer une gestion la plus proche possible de ce qui se faisait déjà. L’idée était de capitaliser à la fois sur le travail déjà effectué et les possibilités d’Office 365. Un travail de co-construction Alma-SMOP a garanti la réussite de ce projet. Le fichier Excel a été mis à jour pour permettre aux macros de travailler dans un espace Office 365, mais également d’utiliser certains outils propres à SharePoint pour améliorer le classement des documents.

En pratique, l’arborescence des projets est accessible en mode web, et se présente de la même manière qu’auparavant. Les documents bénéficient des fonctionnalités GED de SharePoint (versions, co-édition, etc.) et la recherche de document exploite toute la puissance du moteur SharePoint. Ainsi les usages existants ont été conservés à moindre coût et enrichis de nouvelles possibilités. SharePoint peut également être vu comme un outil back office de stockage « riche ».

Les bénéfices de la prestation

Un premier bénéfice a été la possibilité de travailler sur des fichiers partagés sur le web, depuis les différents sites géographiques de la structure. Cela signifie également moins de contraintes en termes d’infrastructure réseau.

Un second bénéfice a été l’apport du « collaboratif » en général. Les outils de la suite Office 365 (Skype, Teams) permettent une communication simplifiée. Les réunions à distance par exemple sont grandement facilitées !

Enfin, la recherche permet de localiser bien plus rapidement les documents sur l’ensemble des projets réalisés par SMOP, et donc de capitaliser réellement sur le travail déjà réalisé.

www.ste-mop.com

À voir également