Des outils pour améliorer votre travail d’équipe.

La collaboration dans l’organisation de l’entreprise peut se définir selon trois niveaux : le travail personnel où l’on a très peu d’interactions avec les autres personnes, le travail d’équipe qui fait interagir un petit nombre de personnes seulement, et un niveau plus global qui demande un cadrage fort et des pratiques très largement partagées entre les services et les directions.

Les enjeux du travail en équipe

Mais d’abord, qu’est-ce qu’une équipe ? En premier lieu un groupe de personnes réunies pour atteindre un objectif commun. Cette équipe peut être constituée des personnes d’un même service ou d’une même direction, mais elle peut aussi regrouper des personnes issues de services, de directions, voire d’entreprises ou d’organisations différentes.

L’objectif que va chercher à atteindre l’équipe peut être la création d’un nouveau produit, la mise en place d’un nouveau service, la refonte d’un outil existant, l’amélioration d’un processus… Des groupes de travail peuvent également être constitués momentanément pour réfléchir à une problématique ou accompagner la mise en place d’un projet.

Les attentes des groupes de travail

Pour qu’une équipe fonctionne, il faut bien entendu définir un fonctionnement interne clair et propice à l’épanouissement de chaque personne. Ce cadre permettra de garantir un certain niveau de qualité dans le suivi de la mission et l’atteinte des objectifs.

En complément, il faut outiller l’équipe pour qu’elle puisse atteindre ses objectifs. Pour cela, les outils doivent permettre :

  • la communication entre les membres de l’équipe ;
  • des échanges très rapides ;
  • une ouverture sur des membres externes ;
  • des accès sécurisés à un référentiel documentaire partagé ;
  • la production, le suivi et la traçabilité des documents ou des informations générés par l’équipe.

Il est donc important de mettre en place un centre de partage pour un projet ou une réflexion collective. Cet espace est le référentiel du projet.

Pourquoi mettre en place des espaces projet ?

Plusieurs facteurs justifient la mise en place d’espaces projets dédiés. Ceux-ci permettent :

  • de créer pour les membres de l’équipe un référentiel partagé (plus besoin de chercher dans la messagerie la bonne version du fichier que l’on n’a peut-être d’ailleurs jamais reçu) ;
  • de mener des discussions plus simples à plusieurs interlocuteurs, aussi bien à l’écrit qu’en mode vocal ou en mode réunion ;
  • de simplifier le travail d’équipe ;
  • de faire gagner en efficacité tous les collaborateurs impliqués ;
  • mettre à disposition des outils modernes, simples et ergonomiques ;
  • de faciliter la résolution des problématiques de groupe ;
  • de standardiser les manières de travailler en utilisant des « espaces modèles » réutilisables pour chaque projet.

Une mise en place rapide

Un avantage indéniable des espaces projets et des outils dédiés aux équipes est leur relative simplicité. Ils répondent à des problématiques concrètes auxquelles beaucoup de collaborateurs sont confrontés tous les jours. L’intérêt pour l’organisation à fluidifier cet aspect du travail est donc assez évident.

Le déploiement de telles solutions se fait de façon très agile, en accompagnant un premier pool d’utilisateurs à prendre en main les outils lors d’une phase pilote. Cela permet d’affiner le besoin et de faire coller le fonctionnement des outils aux processus internes. Ensuite, il s’agira simplement d’ouvrir plus globalement la solution, et surtout d’accompagner les utilisateurs vers les bons usages. Les outils évolueront également pour s’adapter aux évolutions des processus et aux nouveaux besoins qui émergeront des usages.

Rien n’empêchera plus tard d’améliorer les outils, soit en enrichissant le modèle de site projet, soit en créant des modèles différents répondant à des typologies de projet différentes.

Témoignage de Damien Barafort, consultant GED et collaboration

« L’étude du fonctionnement d’un service chez un de nos clients nous a permis de constater des problèmes induits par l’éparpillement des données et la difficulté du suivi des traitements. En corollaire, il y avait peu de pérennisation du travail effectué et d’historique.

Nous avons donc mis en place une trame d’espace projet comprenant des outils pour gérer :

  • De la documentation, avec des modèles de documents, des métadonnées de classement simples et les fonctionnalités de GED classiques (coédition, gestion de versions, etc.) ;
  • Des tâches (affectation du travail aux différents participants) avec suivi du travail effectué et relances automatiques si besoin ;
  • Des informations pratiques comme l’annuaire projet ou des liens vers les documents de référence à utiliser.

Ce modèle est utilisé chaque année, à chaque nouvelle itération. Les gains ont été immédiats dès la première utilisation, avec une bonne adoption utilisateurs. Les pertes de temps en communication et en recherche de données perdues ont été drastiquement réduites.

Les espaces projet permettent une structuration du travail chez nos clients, en rassemblant les utilisateurs autour de pratiques communes et simples. »

À voir également