L’environnement de travail numérique moderne du collaborateur.

La collaboration efficace nait de l’aisance et de la souplesse avec lesquelles les équipes mènent à bien des projets. Cela passe par l’établissement d’objectifs clairs, des échanges fluides, une consolidation des informations et la mise au point de plans d’actions suivis et partagés. Mais aussi par des interactions simplifiées au sein et à l’extérieur de l’organisation, que les collaborateurs soient sur site, en télétravail, sur des sites distants ou en situation de mobilité.

Utiliser une Digital Workplace, c’est répondre à ces problématiques de collaboration en proposant des services qui correspondent aux attentes de tous les collaborateurs.

La Digital Workplace : plus qu’un intranet 3.0

On pourrait voir la Digital Workplace comme un intranet 3.0, une évolution de l’intranet que nous avons bien connu, avec de l’information descendante, des liens vers les applications métiers et quelques documents mis à disposition dans un référentiel simple. La dernière grande évolution de l’intranet était le volet social : amener plus d’échanges transverses dans les équipes et entre les collaborateurs. Puis est apparu un début de communication ascendante, avec des remontées du terrain et des équipes métiers vers le management.

La Digital Workplace se veut plus qu’une simple évolution de l’intranet. Elle est la plateforme fédérant tous les outils numériques des collaborateurs. Elle se compose principalement d’une gestion documentaire, d’outils pour la productivité personnelle, la collaboration et la communication, et d’applications métiers. Le tout est supporté par un moteur de recherche performant.

La Digital Workplace se doit aussi d’être interopérable : elle propose des connexions simples et standardisées avec les autres applications du système d’information : bases de données, applications métiers, webservices, services cloud, etc. Bien évidemment, elle est accessible depuis n’importe quel écran : poste de travail, ordinateur portable, tablette ou smartphone.

Gestion documentaire

Véritable colonne vertébrale de la Digital Workplace, la GED propose tous les outils pour la production documentaire, son suivi et le stockage du contenu, aussi bien les fichiers (bureautique Word, Excel, PowerPoint, images, texte, pdf, mais aussi tous les fichiers produits par des logiciels métiers ou spécifiques) que les informations au sens large (pages web, wiki, blog, etc.). On retrouvera des informations structurées ou semi-structurées dans des listes de données, et des informations non structurées dans des pages web comme des articles, des blogs ou des forums, ou encore dans des pages wiki ou des communautés.

Productivité personnelle

Les outils de productivité personnelle regroupent tout ce qui permet à l’utilisateur d’améliorer son efficacité dans ses tâches quotidiennes. Les outils de la suite bureautique Office avec Word, Excel, PowerPoint ou OneNote (ou équivalent avec une autre suite) viennent les premiers à l’esprit, tout comme la gestion de son calendrier ou de ses contacts dans l’application de messagerie.

En complément à ces outils « de base », l’utilisateur fait de plus en plus appel à des outils pour gérer ses tâches et ses plannings. Il peut être aussi utile d’avoir dans sa trousse à outils une solution de mind mapping (représentation visuelle des idées) ou de brainstorming pour les séances de réflexion.

Dernièrement, les outils d’automatisation ont apporté une dimension supplémentaire à l’utilisateur. Ils lui permettent de mettre en place des règles de traitement, de transformation, d’alerte, d’échanges d’information ou de données… Tout cela très facilement pour ne plus à avoir à se préoccuper de ces tâches simples et routinières, mais chronophages.

Et le futur passe par l’intelligence artificielle, qui commence à amener des solutions complémentaires dans l’automatisation ou l’assistance à la réalisation de tâches simples.

Outils de communication

Les solutions de communication disponibles sur le marché proposent désormais un large éventail de possibilités : texte, vocal, vidéo, etc. L’outil de communication par excellence de ces 20 dernières années est bien entendu le mail. Cependant il cède de plus en plus la place à des outils plus spécialisés. Ainsi ont émergé des solutions pour communiquer largement dans l’organisation au travers de l’intranet, ou de façon plus ciblée au sein d’un groupe projet via des espaces privatisés. Les échanges audio et vidéo prennent aussi de plus en plus de place avec des outils comme Skype, qui permettent de s’adresser aussi bien à un interlocuteur unique que de mener des réunions à plusieurs, voire des sessions de téléformation ou de présentation pour toute une assemblée. Les portails vidéo deviennent aussi un support majeur pour diffuser de l’information et transmettre des connaissances.

Outils de collaboration

La collaboration désigne l’acte par lequel plusieurs individus ou groupes de travail cherchent à réaliser ensemble une tâche ou un projet. Une notion somme toute très simple. Dans la pratique, les outils de collaboration regroupent l’ensemble des outils qui servent de support au travail collaboratif, et qui permettent donc à plusieurs personnes de travailler ensemble. Cela peut signifier de multiples actions : partager un fichier, échanger par écrit, discuter à l’oral, mettre au point un planning conjoint, etc.

Ces outils modernes permettent de répondre à tous les niveaux de collaboration avec des réponses adaptées au besoin : travailler en coédition à plusieurs sur un même fichier simultanément, participer à une réunion à distance en rejoignant une salle de réunion virtuelle où sont partagés des fichiers, des vidéos, un tableau blanc…, mais aussi gérer et suivre un projet en créant un espace privatisé et sécurisé pour les membres du groupe projet.

Applications métiers

Quand on parle de productivité ou d’efficacité, on pense tout d’abord à la productivité personnelle : comment réaliser plus rapidement nos propres tâches et améliorer notre organisation. Ensuite vient le sujet des applications métiers : comment améliorer les actions ou les tâches qui impliquent plusieurs personnes, plusieurs services, voire plusieurs sociétés. L’enjeu majeur de la mise en place d’applications métiers tient à la nécessité de répondre à des besoins très spécifiques, issus des différents processus qui se sont construits dans les organisations. Il faut aussi déployer ces réponses très rapidement, et les faire évoluer facilement. Ainsi, les méthodes de réalisation dite agile sont aussi importantes que la réalisation elle-même pour éviter de livrer trop tard, et surtout avec des écarts trop grands par rapport aux attentes métiers.

Moteur de recherche

Trop souvent négligé dans l’organisation du Système d’Information, le moteur de recherche tend à prendre une vraie place en tant que moyen d’accès simple à l’ensemble des informations du SI. Qui aujourd’hui imaginerait passer par autre chose que son moteur de recherche favori pour chercher (et trouver) de l’information sur internet ? Pourquoi les processus devraient-il être plus compliqués dans un contexte professionnel ? Les utilisateurs peuvent avoir accès à une grande quantité d’information dans l’organisation, à condition d’être dotés d’un vrai moteur de recherche, efficace, paramétré pour répondre aux besoins de la structure, pour trouver la bonne information au bon moment. Le moteur de recherche facilite la vie des collaborateurs et permet un accès unifié à l’information, que cette celle-ci soit stockée dans des bases de contenus, des bases de données, des fichiers, des mails, des applications métiers, des services cloud…

Interopérabilité et intégration dans le Système d’Information

Les plateformes, les applications et les services au sein du Système d’Information ne doivent plus être des silos isolés qui répondent à un besoin unique. Aujourd’hui, tous ces composants doivent faire partie intégrante du Système d’Information et être capables d’aller chercher l’information pertinente au bon endroit pour la restituer en retour.

Prenons l’exemple d’un outil de CRM qui est être l’endroit où sont créés les prospects, qualifiés ensuite en clients. Dès lors, l’information devrait être mise à disposition des autres applications du SI pour éviter des erreurs de ressaisie dans le suivi de production, le système de facturation ou la comptabilité… Ces applications doivent pouvoir dialoguer entre elles facilement, autrement dit mettre à disposition des autres processus les données indispensables qu’elles ont validées.

Quels bénéfices attendre avec la mise en place d’une Digital Workplace

Les mêmes outils sur site, en mobilité ou en télétravail, pour une communication simplifiée.

Une plus grande satisfaction des utilisateurs grâce à une expérience utilisateur plus agréable ; le bien-être au travail doit être une priorité pour l’entreprise dans sa globalité.

Des prises de décisions plus rapides : les informations sont disponibles en permanence, favorisant ainsi la réactivité.

Plus d’agilité et d’innovation : les équipes sont mises en relation directe, ce qui permet de libérer les potentiels.

Jean-Yves Zinsou
Consultant Digital Workplace

J’interviens chez mes clients pour les aider à comprendre les besoins des utilisateurs, les guider, voire les décharger complètement de toute la partie recueil de besoin, enquêtes et exploitation des résultats. Cela me permet de leur construire une feuille de route pour la mise en place de leur futur environnement de travail. Il faut être sûr que ce qui est implémenté soit pertinent et puisse évoluer par la suite. Je les aide aussi pendant toute la phase d’accompagnement, pour garantir une bonne adoption des solutions que nous déployons.

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