Hub de communication et d’accès à l’information pour l’organisation.

Où se trouve la dernière lettre d’information ? Comment faire pour mettre en place un site projet ? Tout le monde a trop entendu ces questions au bureau ou devant à la machine à café. L’intranet est la réponse à toutes ces questions pour vos collaborateurs. Et l’extranet est la réponse pour vos clients, vos partenaires ou vos distributeurs.

Hub de communication

Le premier rôle d’un intranet est d’être un pilier de la communication dans une organisation.

La communication prend trois formes :

  • descendante : de l’organisation vers les collaborateurs ;
  • ascendante : des collaborateurs vers l’organisation ou le management ;
  • transverse : entre les services ou les équipes, ou entre les personnes d’un même groupe.

L’intranet véhicule parfaitement ces trois modes de communication.

Hub d’accès à l’information

L’intranet est aussi la porte d’entrée vers toutes sortes d’informations :

  • Les informations des différents services
  • La GED de l’organisation et les espaces documentaires des différentes équipes
  • Les espaces projets
  • Les informations sur les personnes au travers d’outils RH comme un trombinoscope ou un annuaire des compétences
  • Les tâches à traiter qui remontent des applications métiers
  • Les indicateurs et le reporting métier

Il suffit de lister les informations que l’on souhaite mettre à disposition des collaborateurs pour comprendre qu’il est indispensable de construire un intranet structuré.

L’expérience utilisateur avant tout

Placer l’utilisateur au centre de l’intranet dès sa conception permet de créer un outil qui répondra à ses attentes et besoins. Il a ainsi à sa disposition les outils qui lui facilitent l’accès à l’information et l’aident dans ses tâches quotidiennes.

Nous mettons l’accent sur l’efficacité et pensons l’interface en termes d’action et non d’ « accès à un outil ». Il est plus facile de cliquer sur un bouton « poser un congé » et d’accéder au formulaire que de devoir passer par les menus du logiciel de gestion des congés !

L’interface est systématiquement pensée en termes d’expérience utilisateur (UX) et pas seulement en termes d’interface utilisateur (UI). Cette réflexion sous-tend notre démarche à base d’interviews, de personas et de tri par carte pour définir l’ergonomie correspondant à votre besoin.

Jean-Yves Zinsou
Consultant Intranet/Extranet

J’interviens chez mes clients pour les accompagner dans la conception de leur espace de travail numérique centré sur l’utilisateur. Se focaliser sur l’expérience utilisateur (UX) et non uniquement sur l’interface graphique (UI) permet d’améliorer très fortement le taux d’adoption. Les utilisateurs sont consultés pendant les différentes phases de conception, des enquêtes initiales à la validation des prototypes,  et leur implication permet la mise en place d’un environnement de travail conçu par eux, pour eux.

J’aide également nos clients à structurer l’accompagnement des utilisateurs pour garantir une utilisation optimale des solutions que nous mettons en place, ainsi qu’une feuille de route tournée vers l’avenir.

Les fonctionnalités classiques d’un intranet

Voici quelques fonctionnalités clés que l’on trouve fréquemment sur les sites Intranet et que nous intégrons régulièrement chez nos clients.

Fonctionnalités RH

Trombinoscope, annuaire, gestion des compétences, espace collaborateur avec ses documents personnels : contrat de travail, fiches de paie, entretiens annuels, etc.

Espaces projets

Un accès simplifié aux espaces projets qui permettent de créer un référentiel pour un projet avec les documents, les informations et les discussions associées.

Un espace de gestion et de production

Au-delà des aspects de partage d’information, l’extranet est un lieu d’accès aux applications de gestion et métiers : applications RH, CRM, CAO/CFAO, CRM, etc.

Un espace de recherche

Une recherche efficace dans les différents espaces documentaires ou directement dans les applications métiers facilite grandement l’expérience utilisateur.

Les fonctionnalités classiques d’un extranet

Les fonctionnalités de l’extranet sont très différentes de celles d’un intranet. L’extranet beaucoup plus orienté vers des extensions des applications métiers, pour mettre à disposition de votre écosystème (clients, partenaires, distributeurs, fournisseurs, etc.) les informations plus efficacement.

Un espace d’échanges

Un extranet permet de mettre en place un espace client au travers d’un site web. Cet espace sécurisé permet de partager avec le client ses informations personnelles, ses contrats, ses commandes… Ce canal d’information est disponible 24h/24 et 7j/7 !

Communautés et service client

Compléter votre service client par un espace communautaire ou un forum, pour permettre à vos clients d’échanger entre eux directement sur des retours d’expérience ou des solutions apportées à des cas concrets, c’est gagner en efficacité et aider votre équipe support.

Participer aux processus internes

L’extranet peut aussi être un moyen efficace pour faire participer vos partenaires à vos processus internes en leur ouvrant vos workflows et en les y impliquant directement.

Les bénéfices d’un intranet ou d’un extranet avec Alma

Intranet ou extranet, ces deux solutions sont mises en place pour répondre à des besoins de communication. Voici quelques bénéfices complémentaires :

Centraliser et faciliter la mise à disposition de la connaissance.

Fluidifier les processus internes et externes.

Homogénéiser les pratiques.

Simplifier et rendre intuitif l’accès à l’information.

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